Structureel verbeteren begint bij het kiezen van de juiste partner

Inleiding

In Nederland zijn ongeveer 40 partijen actief op het gebied van Business Process Improvement (BPI) en tal van andere aanbieders die BPI als onderdeel van hun veelal ICT‐portfolio aanbieden.

Het kiezen van de juiste externe partij voor het adviseren in, begeleiden en implementeren van verbeteringen is voor organisaties een moeilijke beslissing. Niet alleen zal deze partij ‘in de keuken’ meekijken, de uiteindelijke adviezen en concrete maatregelen om tot verbetering te komen kunnen confronterend zijn. Ondanks zorgvuldige voorbereidingen, blijkt dat in maar liefst 30% van gestarte BPI‐projecten het resultaat niet is wat de opdrachtgever ervan verwacht.

Succesvolle Businesss Process Improvement trajecten beginnen bij het kiezen van de juiste partij. In uw uiteindelijke keuze dient u – naast te luisteren naar uw buikgevoel – dan ook heldere antwoorden te krijgen op de volgende vijf vragen:

1. Hoe is de track record?

Allereerst is het “track record” van de partij waarmee u aan tafel zit belangrijk. Hebben zij een klantenkring die aansluit bij uw bedrijf en – nog belangrijker ‐ hoe tevreden zijn deze klanten eigenlijk? De te selecteren partij dient mensen in dienst te hebben die hun sporen hebben verdiend in het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Daarnaast dienen ze over de kennis en ervaring te beschikken die nodig is om veranderingen van A tot Z te begeleiden. Naast het in staat zijn om de mogelijkheden snel in kaart te brengen, moeten ze ook de valkuilen kennen.

Deze informatie is in veel gevallen goed terug te vinden op de websites van de verschillende aanbieders. Mooie beweringen kunnen bevestigd of juist ontkracht worden door het vragen naar referenties.

2. Welke calculatiemethode wordt er gebruikt?

Een van de belangrijkste redenen om een Business Process Improvement traject de starten is het realiseren van kostenbesparing. Dat doet u door te beginnen met de kosten inzichtelijk te maken. Dit mag u ook verwachten van de partij die het BPI‐traject voor u gaat verzorgen. Het komt nog regelmatig voor dat opdrachtgevers op basis van het klassieke ‘uurtje factuurtje’ worden aangeslagen.

Zelfs binnen de advocatuur is de discussie losgebarsten of de cliënt niet veel beter geholpen zou zijn met een overeenkomst op basis van een resultaatverplichting. Immers, aanbieders die een resultaatverplichting met u aangaan zijn doorgaans meer betrokken bij uw organisatie. Het is dan ook belangrijk dat u vooraf een helder inzicht krijgt in wat u wel, maar ook niet krijgt voor uw geld. En wie voor helderheid kiest, gaat in zee met een aanbieder die trajecten op basis van ‘Turn Key’ en ‘Fixed Price’ uitvoert.

3. Wat zijn implementatiemogelijkheden?

Biedt een aanbieder u een heldere analyse en oplossing aan? Dan is de volgende vraag of zij deze ook daadwerkelijk kunnen implementeren en verankeren. Dit laatste aspect is belangrijk als u uw organisatie blijvend naar een hoger plan wilt brengen.
Sommige partijen zijn goed in het bedenken van oplossingen maar slecht in het realiseren ervan, of vice versa.

Een aanbieder die oplossing en implementatie weet te koppelen voorkomt overbodige overdrachtsmomenten en koppelvlakken. Bovendien blijft de kennis aanwezig binnen het projectteam en kan zo veel eenvoudiger worden overgedragen aan uw organisatie.
Zelf implementeren is natuurlijk ook een mogelijkheid. Hou er echter rekening mee dat voor blijvend resultaat mensen in uw organisatie structureel moeten worden vrijgemaakt.

4. Hoe is de Wetenschappelijke onderbouwing?

Business Process Improvement projecten dienen te worden uitgevoerd op basis van een wiskundig en statistisch fundament. Hoedt u voor partijen die slechts de mening van managers en medewerkers in kaart brengen en u vervolgens een mooi ingebonden rapport aanbieden met hoe het nu verder moet. Een wetenschappelijke, cijfermatige benadering op basis van klantendata is een prima startpunt.

Dit dient vervolgens gekoppeld te worden aan mensgerichte begeleiding, projecten en persoonlijke coaching. Zo wordt een oplossing het eigendom van uw organisatie en een fundament waarop uw medewerkers blijvend kunnen voortbouwen. U slaagt toch immers ook niet voor uw rijexamen met alleen de theorie op zak? Het opdoen van praktijkervaring in de vorm van rijlessen is essentieel.

5. Hoe zit het met de begeleiding en training?

Het laten uitvoeren van BPI‐projecten is natuurlijk een prima keuze maar het is wel zaak om deze capaciteiten, kennis en ervaring duurzaam in uw bedrijf op te nemen. Door uw mensen op de juiste manier te laten begeleiden en trainen, behaalt u een beter rendement. Hierbij spelen twee zaken een belangrijke tol: de skillset en de mindset.

Met de skillset wordt de specifieke kennis en kunde bedoeld waarmee managers en medewerkers zelf op projectmatige wijze kunnen werken aan de verbetering van de bedrijfsvoering. Wordt het duidelijk in hoeverre uw mensen over juiste capaciteiten beschikken om dit realiseren?

Naast de skillset is de mindset een belangrijke factor. Hiermee wordt de houding en mentaliteit van management en medewerkers ten aanzien van verbeteren en veranderen bedoeld, cruciaal om tot daadwerkelijke verbetering te komen. Belangrijke onderwerpen zijn het herkennen van weerstanden bij veranderingen én het doorbreken daarvan door bijvoorbeeld ‘leading by example’. Met name via begeleiding in de vorm van coaching zijn hier positieve resultaten te behalen.

Tot slot

De antwoorden op de genoemde vragen helpen u bij kiezen van de juiste partner die ervoor zorgt dat uw BPI‐project structureel het gewenste resultaat oplevert. Alleen wanneer Business Project Improvement in één keer goed wordt geïmplementeerd in uw organisatie, stijgt de kwaliteit, dalen de kosten en worden uw processen stabiel en voorspelbaar. Hiermee vergroot u de waarde voor uw klanten en medewerkers, hetgeen zich zal vertalen naar structureel betere (bedrijfs)resultaten.

Sven den Boer is directeur van ProjectsOne. Hij heeft 22 jaar werkervaring, waarvan 14 jaar in Programma/Project Management en 6 jaar in Coaching en Verbeter Management. Tevens is hij hoofdauteur van het boek 6 Sigma for IT‐Management. Sven is te bereiken via Sven.denBoer@ProjectsOne.nl of via www.projectsone.nl